タスク管理をしたい、という方によく会います。
でも、具体的に何を使っているか聞いてみると、
ノートだったりメモだったり、けっこうバラバラです。
それが悪いわけではありません。
が、せっかくのITの時代なのですから
ITでどうにかする方法を考えてみましょう。
どのような方法が良いかというと、、、
Google Tasksというサービスを利用することです。
タスク管理とプロジェクト管理は違う
よく間違えられるのがタスク管理とプロジェクト管理です。
簡単に違いを説明します。
タスク管理
「タスク管理」とは、
主に個人が自分のToDoを管理するためのものです。
各ToDoの依存関係はあまりありません。
プロジェクト管理
「プロジェクト管理」とは、
ゴールが設定されたプロジェクトに対し、
チームに属する複数のメンバーが、いつからいつまで、何を行い、
どのような成果物を作成するのか、
を管理するためのものです。
一つの作業をアクティビティやタスクと呼び、
それぞれの作業順序に依存関係が存在します。
プロジェクト管理では予定と実績を別々に測り、
進捗や予算などのリソース管理に利用します
このような違いがありますので、
ウェブサービスやアプリを探すときには
検索するキーワードに注意してください。
タスク(ToDo)管理の基本
今回は個人用途としてのタスク(ToDo)管理についてお話しします。
タスク管理を行うための基本ステップは次のたった2つです。
- タスクの洗い出し
- スケジューリング
最初のステップでやりたいことを出していき、
次のステップでいつどれくらいの時間を使って行うのかを決めます。
GTD(Getting Things Done)などと呼ばれる手法などが
参考になると思います。
Google Tasks
おすすめする理由
あなたがGoogleカレンダーを使っているのであれば、
おすすめのタスク管理ツールはGoogle Tasksです。
どちらもGoogle社が作っているというのもありますが、
Googleカレンダーは他社製のサービスとのスケジュールの同期を
1日に1回しか行わない、かつそのタイミングを制御ができない
という仕様なので、利便性の面で難があるのが理由です。
この制限から、Googleカレンダーと連携させる条件ならば、
Google Tasksがおすすめとなります。
また、iPhoneやAndroidスマートフォン用の
Googleカレンダーアプリはたくさん提供されているので、
自分の好みに合わせてアプリを探すことができる
メリットも大きいですね。
それぞれのGoogleカレンダーアプリで
タスクを同時に表示させらるということですね。
使い方
PC/Macであれば、
ブラウザーでGoogleカレンダーを開き、
左側サイドバーの「マイカレンダー」にある
「ToDoリスト」をクリックするだけです。
※非表示は再度クリックです
右側に「ToDoリスト」が表示され、
カレンダー部分には期限が設定されたToDoが
スケジュールと同じように表示されます。
タスクだけを管理する画面も用意されていて、
次のリンクにて参照できます。
まとめ
複数のメンバーで共同作業するには機能不足が否めませんし、
タスク間の依存関係も設定できません。
ですが、とりあえず無料で個人が始めるには十分だと思います。
法人向けのプロジェクト管理ツールについては
様々なヒアリングが必要ですので、
個別相談していただければと思います。
初回無料相談もありますよ。
ITコンサルティング サービス
→ https://old.dreamhive.co.jp/business/consulting
※初回無料相談サービス中です
ITに関する疑問であれば、とりあえず質問してみてくださいね。
※Excel や Word などのソフトの疑問などでも大丈夫ですよ！